Электронная трудовая книжка. Переходить или нет?

С 2021 года тот, кто впервые устроится на работу, получит только электронную трудовую книжку. У тех, кто работал или трудоустроился в 2020 году, есть выбор: остаться с тем, что есть, или перейти на электронный оборот документов. Стоит ли торопиться? Какие подводные камни скрывают электронные трудовые книжки? Вместе с нашим экспертом — владимирским бухгалтером Ольгой Астафьевой мы обсудили трудности перехода на электронные версии трудовых документов.

Прыжок от бумажной версии к электронной

Многие эксперты и специалисты считают трудовые книжки рудиментом, пережитком прошлого времен СССР, ведь до 1932 года они фактически заменяли паспорт. Некоторые приводят в пример Европу и Америку, мол, там прекрасно живут без трудовых книжек. В США, например, их нет: для приема на работу нужен диплом об образовании, резюме и рекомендательное письмо с прошлого места работы.

В Италии, Германии и Франции сотрудник может на добровольной основе предъявить специальную «рабочую карту», чтобы подтвердить свою квалификацию. В Испании работает электронная система «Vida Laboral» («Трудовая жизнь»). В систему вносятся данные о приемах на работу и увольнениях, а оттуда информация автоматически поступает во все необходимые государственные органы.

Отменять трудовые книжки в России не планируют, но с 2020 года работодатели получили право оформлять трудовые книжки работников в электронном виде.

Трудовая электронная книжка хранится в базе данных Пенсионного фонда России. И содержит в себе такую же информацию, что и обычная трудовая книжка: об образовании, стаже, местах работы и занимаемых должностях, а также о причинах переводов и расторжений трудовых договоров. В ней только нет данных о награждениях и поощрениях.

Зачем государству нужен переход на электронные трудовые книжки?

• Во-первых, оно получает контроль за всей происходящей трудовой деятельностью своих граждан.
• Во-вторых, в режиме онлайн знает, кто, где и сколько работает, что позволяет проводить мониторинг и аналитическую обработку данных.
• В-третьих, государству проще и удобнее отслеживать налоговые и пенсионные отчисления.

Есть плюсы перехода и у работодателей.

• Во-первых, у них снижаются издержки на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек.
• Во-вторых, появилась возможность аналитически обрабатывать данные о трудовой деятельности сотрудников, получать заранее доступ к трудовой истории претендента на вакансию.
• В-третьих, работодатели защищены от потерь и подделок трудовых книжек со стороны сотрудников и соискателей.

Плюсы электронной трудовой книжки

1. Ведение кадровой информации в специализированных базах данных.

Кадровое делопроизводство упрощается, не нужно тратить время и ресурсы на подготовку и заверение копий документов, заполнение их вручную. Электронная трудовая книжка –хороший вариант для оформления на дистанционную работу.

2. Удобная навигация и поиск необходимых сведений по персоналу.

В базах данных просто можно будет найти всю интересующую информацию.
3. Защита данных от потерь, несанкционированного доступа и подделок.

Бумажные трудовые книжки можно потерять, испортить при заполнении. Их восстановление занимает много времени. Недобросовестный человек может купить поддельные бланки трудовых книжек.

4. Интеграция с государственными службами.

Информация из электронной трудовой книжки будет открыта для Пенсионного фонда России и Управления социальной защиты населения, что ускорит и упростит передачу данных из ведомства в ведомство.

Минусы электронных трудовых книжек

1. Опасность взлома и проблемы правовой регуляции

Так как все данные трудовой деятельности россиян будут храниться в базе данных, есть опасность хакерского взлома и, как следствие, утечки информации. Еще не проработан вопрос правовых оснований получения различными госслужбами и органами доступа к этим базам.

2. Дорогостоящий переход и поддержка

Разработка, поддержка и защита новых баз данных, а также перенос информации с бумажных носителей в электронные файлы выливается в огромные расходы для государства.

3. Технические сложности и отсутствие доступа в Интернет

У многих компаний, расположенных в труднодоступных регионах, может не быть необходимого технического обеспечения, в том числе и доступа в Интернет. Дистанционное образование уже наглядно показало, что многие педагоги и ученики, студенты испытывали большие сложности с доступом в Интернет, им приходилось выезжать в другие поселки, к вышкам, чтобы передать домашние задания на проверку. Такая же история может возникнуть и здесь.

4. Внесение записей

С бумажной трудовой книжкой на внесение записей работодателям давали 5 рабочих дней. Иногда сотрудник, проработав 1-3 дня, передумывал работать дальше. И запись в трудовую книжку не вносилась, репутация сотрудника не страдала. С электронными трудовыми книжками в такой ситуации запись будет негативно отражаться на сотруднике при дальнейшем трудоустройстве.

Еще один важный момент: в электронных трудовых книжках не предусмотрены записи о поощрениях и наградах. Для сотрудников в государственных предприятиях эти записи –значимый показатель успешной работы и достижений.

Главный минус для бизнеса: если сотрудник сохраняет для себя бумажную версию трудовой книжки, то у предприятия образуется двойной объем документооборота. До сих пор остается проблема, что делать с некорректными и ошибочными записями в электронных книжках? Внесение изменений — сложный технический вопрос, и процесс еще не налажен.

Принять решение

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку был добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане могли в течение года самостоятельно выбрать варианты: продолжать использовать бумажную версию или перейти на электронную. И если вы этого еще не сделали, напомните своему бухгалтеру или кадровику, что хотите написать заявление и определиться. У вас осталось три недели!

Те, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора будут лишены, им положена только электронная трудовая книжка.

Бухгалтер Ольга Астафьева комментирует:

— Те, кто выбрал электронную трудовую книжку, должны получить бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью в ней о сделанном выборе. Очень важно сохранять бумажную книжку, не терять ее, так как она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения, начиная с 2020 года.

— А если сотрудник оставляет бумажную трудовую книжку?

— При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель вместе с электронной книжкой продолжает вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную. Право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Вы вправе в любой момент подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, а вот обратный переход невозможен.

— Где можно будет получить сведения об электронной книжке?

— Естественно, у последнего работодателя, а также в клиентской службе Пенсионного фонда России (ПФР), МФЦ и в личном кабинете на сайтах ПФР, Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ).

— Ольга, а ваше мнение, стоит ли переходить на электронную версию трудовой книжки?

— Я оставила бумажную трудовую книжку. И на конференциях, где бухгалтеров и кадровиков знакомили с условиями перехода на электронный оборот документов, все весьма сдержанно и осторожно относились к этому нововведению. В приватных беседах нам советовали оставить бумажные трудовые книжки. Почему? Система новая, необкатанная. Как и у любой системы, у базы данных о трудовой деятельности граждан могут быть сбои. Никто не исключает риска утери данных или хакерских атак на сервер.

Если сотрудник обнаружит у себя в трудовой книжке ошибочную запись, то единственный способ ее удалить — обратиться лично в компанию, внесшую эту запись. Но в случае, если сотрудник не имеет представления о том, что за предприятие ее внесло, могут возникнуть проблемы с идентификацией и поиском организации. Если вдруг будут допущены ошибки в написании фамилии или названии компании, как система будет вести поиск? Не потеряется ли человек в информационном пространстве?

Записи в электронной трудовой книжке отражаются только с 2020 года. Если сотрудник, выбрав электронную трудовую книжку, потеряет бумажную, то восстанавливать бумажный вариант будет очень трудно, почти невозможно. Вопросов пока много, советую выждать, посмотреть, как будет работать система, тем более что вы в любой момент сможете перейти на электронную версию.

Кстати, в июле Всероссийский центр изучения общественного мнения (ВЦИОМ) провел опрос «Согласны ли вы перейти на электронную трудовую книжку»? Только 30% россиян были согласны перейти. Оставить себе бумажную трудовую книжку предпочли бы 63% опрошенных граждан. Остальные 7% ответили, что уже завели себе электронный документ. К декабрю тех, кто предпочел выбрать электронную трудовую книжку, стало 14%.

А вы определились?