Цифровизация бизнеса: какие современные «фишки» увеличат производительность офиса?
Сколько стоит эффективная цифровизация современной компании и насколько она нужна руководству и опасна для персонала?
Контроль персонала.
Еще до пандемии большую популярность набирала тенденция применения искусственного интеллекта. В первую очередь для регулирования прав доступа в офис. Логичным шагом стало применение данных решений в специальных программных продуктах. Сейчас их устанавливают на рабочие компьютеры сотрудников, работающих удаленно. Эти решения задействуют камеру компьютера и датчики в клавиатуре, которые фиксируют активность работника перед монитором. В случае роста незапланированных сокращений активности работника начальник может, основываясь на результатах отчета, интересоваться причинами или даже выносить решения о санкциях.
Виртуальные секретари.
Еще одна сфера применения искусственного интеллекта в офисе — виртуальные помощники. Современным пользователям планшетов и смартфонов хорошо знакомы Сири, Алекса, Маруся, Биксби, Алиса. Представить наши гаджеты без них уже очень сложно. Хотя многие люди склонны полагать, что данные решения призваны не только помогать, но и следить за привычками и поведением обладателя телефона, а потом передавать эти сведения маркетологам и рекламщикам, а то и еще хуже — спецслужбам. Их нередко отключают и пользуются гаджетами по старинке, занося самостоятельно все записи в ежедневник.
В офисе аналогичные помощники могут обладать широким полем для деятельности. Например, вести расписание и протоколы встреч и даже работать переводчиками-синхронистами, хотя до специалистов из МИД РФ им далеко. В любом случае такие решения серьезно облегчают работу офис-менеджеров и секретарей, особенно в условиях удаленки.
Распознавание документов.
Искусственный интеллект проник и в сферу работы с документами компании. Теперь благодаря CMS (Content Management System — система управления контентом) можно доверить автоматике распознавание и реквизиты документов. Система может извлекать из текстов и таблиц наиболее важную информацию и направлять ее в корпоративные сети для дальнейшей обработки и анализа человеком.
Также в условиях пандемии активнее стали внедряться средства на основе RPA (Robotic Process Automation) — автоматизации бизнес-процессов, основанной на использовании программных роботов. Их все чаще дополняют аналитическими алгоритмами на базе искусственного интеллекта. RPA цифровизирует практически все процессы работы с данными: копирование и преобразование, проверку на корректность, заполнение простых форм и формирование отчетов.
Цена удовольствия.
Разумеется, внедрение вышеприведенных средств — удовольствие недешевое. В среднем оно может потребовать затрат от 500 млн до 2–3 млрд руб. в зависимости от сложности и разветвленности формируемой системы.
При этом внедрение данных средств нельзя рассматривать как механизм сокращения персонала и экономии на нем. Прежде всего, они призваны сократить потери времени при обработке информации и осуществлении бизнес-процессов.
В среднем такие системы могут повысить производительность бизнеса в диапазоне от 0,6 до 1,1%. Оценки весьма приблизительные, так как внедрение указанных средств пока не носит массового характера. Но можно смело утверждать, что по мере развития цифровых технологий их внедрение в практику функционирования организаций будет расширяться. Предложение увеличится, и в перспективе можно ожидать значительного снижения затрат на цифровизацию офиса.
К чему придем?
Как видим, средств повышения производительности офиса в современных условиях появляется очень много, но главной их задачей является не замена, а помощь и облегчение процессов деятельности человека. Именно выстраивание концепции взаимодействия человека и машины, а не подмены машиной человека будет, на наш взгляд, самым важным аспектом развития цифровой экономики в нынешнем веке.
Михаил Хачатурян
, доцент кафедры организационно-управленческих инноваций РЭУ им. Г.В.Плеханова