Преимущество облачной кассы перед арендой и покупкой ККТ

2021 год. Предприниматели до сих пор сталкиваются с проблемой выбора онлайн-кассы. И без того загруженным владельцам бизнеса приходится выбирать из нескольких десятков устройств, представленных на рынке, и разбираться во всех технических сложностях.

Не секрет, что покупка кассы бьет по карману. Для работы нужен не только кассовый аппарат, но и фискальный накопитель (тот самый «спичечный коробок» в кассе — хранилище данных о ваших продажах). Также из обязательного — заключение договора с ОФД, покупка ПО для кассы, настройка приёма платежей… Стоимость полного комплекта обойдется не меньше, чем в 50 000 рублей.

Также не стоит забывать, что касса может выйти из строя, а фискальный накопитель необходимо регулярно менять.

Покупая ККТ, вы как будто нанимаете ещё одного сотрудника, которого нужно регулярно «кормить». Кассира — зарплатой, а кассу — техдоработками и апгрейдами. Сэкономить при этом никак не получится. Но и не покупать кассу — нельзя. Рано или поздно налоговая вычислит правонарушение и тогда придётся раскошелиться.

Поэтому всё чаще предприниматели задаются вопросом, есть ли какая-нибудь доступная альтернатива покупке кассы?

Она действительно есть, — это облачные решения, кассовый софт и использование более доступных устройств (смартфонов, планшетов или компьютеров) вместо покупки «кассовых железок».

Для тех, кто только решил открывать своё дело и пока что не имеет стабильного заработка, — лучше всего арендовать кассу в облаке.

Это самый надёжный вариант для старта продаж без лишних затрат. Кроме того — законный и доступный.

А тем, кто уже приобрёл кассу, но планирует расширяться, — подойдут новые облачные инструменты, с помощью которых можно превратить стационарную кассу в облачную. Подобные решения позволяют принимать оплату в нескольких местах продаж параллельно без покупки дополнительных кассовых аппаратов.

Немного «облачно-кассовой» теории…

Облачная касса — это реальная физическая железка, установленная в офисе компании, которая предоставляет услуги облачной фискализации. Как правило — это фискальные регистраторы с ФН (устройством, передающим данные о транзакциях оператору фискальных данных, а затем в ФНС), размещенные в серверных стойках. Каждая касса подключена к интернету через ethernet -кабель.

Облачная касса позволяет вести торговлю онлайн и принимать безналичные платежи без покупки и установки реального кассового аппарата. Понадобится лишь обратиться к компании и арендовать кассу в облаке.

Арендуя кассу в облаке, предприниматель платит только за количество арендованных касс, их подключение и срок использования ККТ. Техобслуживание и ремонт берёт на себя арендодатель.

Количество касс, необходимое для аренды, зависит от того, сколько в день пробивается чеков.

Кроме аренды есть ещё одна услуга, о которой знают не все предприниматели, — она называется «Расшаривание кассы».

«Расшаривание» позволяет подключить собственную стационарную кассу к облаку без аренды или покупки дополнительных кассовых аппаратов.

Самое важное, что облачные кассы и сервисы — утвержденная налоговой законная альтернатива физическим кассам.

Однако не для всех видов бизнеса.

Кто может применять облачную кассу в 2021 году?

В соответствии с 54-ФЗ (главным кассовым законом) облачные кассы могут использовать предприниматели, торгующие онлайн, с доставкой или через вендинговые автоматы. К ним же относятся владельцы розничных точек с несколькими торговыми залами. Для их работы потребуется одна физическая касса с «расшариванием». Кассиры в других залах смогут пробивать покупки через смартфоны. Данные будут автоматически отправляться на стационарную ККТ.

А теперь немного подробнее о видах бизнеса и корректности выдачи чеков покупателям.

К онлайн-торговле относятся сайты, маркетплейсы, интернет-магазины, онлайн-витрины, приложения — все посадочные страницы, где пользователь может оплатить товар онлайн: картой, с помощью QR-кода или платёжной ссылки. По закону, после того как клиент совершил транзакцию, — продавец должен отправить электронный фискальный чек на почту или СМС. Фискальный — означает, что чек пробит через фискальный накопитель кассы и данные переданы и обработаны ОФД и ФНС.

В случае с вендингом, как правило, в автоматы уже встроен принтер чеков.

Облачная касса также получает данные об оплате и отправляет сигнал автомату для печати бумажного чека. Также, по закону, клиент может получить чек и в электронном виде. Главное, чтобы на экране автомата выводился QR-код со ссылкой на чек.

Касаемо выездной торговли, доставки и, в целом, приёма платежей вне места проведения расчётов — каждому курьеру или кассиру не обязательно покупать онлайн-кассу. Достаточно подключить к облачной кассе смартфоны или планшеты с соответствующим кассовым ПО. Информация о транзакции автоматически отправляется в облачную кассу, после чего на экране устройства появляется QR-код со ссылкой на фискальный чек. Также чек можно передать по email или СМС. По закону курьер имеет право не выдавать бумажный чек покупателю.